Am vorbit deja despre avantajele unui PFA sau SRL in platile 2Parale, inclusiv cu o simulare punctuala a taxelor si impozitelor prevazute de legile in vigoare pentru contractul de comision, in baza caruia incaseaza comisioanele afiliatii din retea.

Facem un pas urmator pentru a va ajuta sa luati deciziile potrivite pentru voi. Cu sprijinul Eugeniei Ion, Tax Consultant la Contexpert, companie cu o istorie de 15 ani in aria serviciilor contabile, de consultanta, salarizare si audit, revenim cu informatii concrete despre documentele necesare inregistrarii ca PFA, respectiv SRL, costuri, taxe si declaratii de venit&contabilitate.

E un text lung, dar va asiguram ca merita :).

Afiliat PFA

 1. Conditii si documente necesare pentru infiintare

Pentru functionarea ca PFA, persoanele fizice au obligatia sa solicite inregistrarea in Registrul Comertului si autorizarea functionarii inainte de inceperea activitatii economice.

Pot desfasura activitati economice ca PFA persoanele fizice care:

• au implinit varsta de 18 ani;
• nu au savarsit fapte sanctionate de legile financiare, vamale si cele care privesc disciplina financiar-fiscala de natura celor care se inscriu in cazierul fiscal;
• au un sediu profesional declarat;
• declara pe propria raspundere ca indeplinesc conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si al protectiei muncii.

In cazul in care, potrivit unor prevederi legale speciale, pentru anumite activitati economice este necesara indeplinirea unor conditii de pregatire profesionala si/sau de atestare a pregatirii profesionale, persoanele trebuie sa faca dovada indeplinirii acestora.

Pentru stabilirea sediului profesional este necesar ca PFA-ul sa detina un drept de folosinta asupra imobilului la adresa caruia acesta este declarat.

Cererea de inregistrare in registrul comertului si de autorizare a functionarii se depune la registrul comertului de pe langa tribunalul din judetul in care solicitantul isi stabileste sediul profesional.

Documentatia de sustinere a cererii de inregistrare in registrul comertului si de autorizare a functionarii PFA este:

• Carte de identitate sau pasaport – fotocopie certificata olograf de catre titular privind conformitatea cu originalul,
• Document care sa ateste drepturile de folosinta asupra sediului profesional, precum contract de inchiriere, comodat, certificat de mostenitor, contract de vanzare-cumparare, declaratie de luare in spatiu sau orice alt act juridic care confera dreptul de folosinta etc.,
• Daca sediul este deschis intr-un apartament este nevoie de avizul locatarilor si de avizul asociatiei de locatari/proprietari (formular tip ce trebuie semnat de locatari si de administrator),
• Declaratie pe propria raspundere care sa ateste indeplinirea conditiilor legale de functionare prevazute de legislatia speciala din domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii (formular tip),
• Fotocopii certificate olograf de pe documentele care atesta pregatirea profesionala, daca aceasta este ceruta, potrivit unor prevederi legale speciale ,
• Fotocopii certificate olograf de pe documentele care atesta experienta profesionala, daca este cazul,
• Specimenul de semnatura al PFA-ului in original, acesta poate fi dat in fata notarului public, in forma legalizata, ori in fata directorului Registrului Comertului/ a inlocuitorului acestuia, care va certifica semnatura.

 2. Costuri

Costurile efective pentru infiintarea unui PFA sunt cuprinse intre 200 si 250 de lei, reprezentand taxe platite catre Registrul Comertului. Potrivit legii, termenul de eliberare a certificatului de inregistrare este de 3 zile lucratoare, calculat de la data inregistrarii cererii sau, dupa caz, de la data completarii cererii cu documentele solicitate.

3. Taxe si impozite

PFA-ul datoreaza urmatoarele taxe:

• Contributia pentru sanatate (CASS) in valoare de 5.5%, aplicata la venituri minus cheltuieli deductibile, aferente activitatii PFA-ului;
• Daca persoana fizica nu are in paralel si un contract de munca ori nu are calitatea de pensionar, aceasta mai datoreaza si contributia pentru pensie(CAS) de 31.3%, aplicata la suma pentru care se incheie contractul de asigurare, indiferent de valoarea veniturilor realizate.

Suma minima pentru care se poate incheia asigurarea este 35% din salariul mediu pe economie, iar suma maxima nu poate depasi 5 salarii medii pe economie. Astfel,  in anul 2012, suma lunara pe care se poate incheia contractul de asigurare este cuprinsa intre 741 lei si 10.585 lei. In consecinta, contributia lunara pentru pensie poate fi cuprinsa intre 232 lei si maximum 3.313 lei.

• Impozit pe venit de 16%, aplicat la venituri minus cheltuieli deductibile aferente activitatii PFA-ului. Sunt considerate cheltuieli deductibile si contributiile la sanatate si pensie mentionate mai sus.

4. Declaratii de venit&contabilitate

La infiintare, PFA-ul trebuie sa declare veniturile pe care estimeaza ca le va obtine in anul respectiv. In acest sens, PFA-ul va depune la administratia financiara in raza careia are domiciliul fiscal sau sediul declaratia de venit estimat (Formular 220). Aceasta declaratie se depune in teremen de 15 zile de la infiintare. Pe baza acestei declaratii de venit estimat, organele fiscale emit o decizie de impunere prin care se stabilesc platile anticipate de impozit si contributia pentru sanatate datorate de PFA. Trimestrial, pana pe data de 25 a ultimei luni din trimestru (25 martie, 25 iunie, 25 septembrie si respectiv, 25 decembrie), PFA-ul trebuie sa plateasca taxele stabilite de organul fiscal. Plata se poate face fie cash la trezorerie, fie prin transfer bancar, cu OP, din contul PFA-ului.

Dupa incheierea anului fiscal, PFA-ul trebuie sa depuna, pana cel tarziu 25 mai anul urmator, declaratia de venit realizat (Formular 200) prin care declara veniturile realizate efectiv in anul fiscal precedent, si cheltuielile aferente activitatii independente. In functie de sumele de plata rezultate conform acestei declaratii se va face regularizarea impozitului datorat per total, precum si a contributiei pentru sanatate. In cazul in care suma datorata este mai mare, se va plati diferenta in termen de 60 de zile de la data comunicarii deciziei de impunere anuale. In cazul in care suma rezultata efectiv este mai mica decat platile anticipate realizate, PFA-ul va avea sume de recuperat. In practica, aceste sume nu se recupereaza efectiv, insa pot fi scazute din platile datorate anticipat pentru urmatorul an.

PFA-urile sunt obligate sa organizeze si sa conduca evidenta contabila in partida simpla, completand in acest sens un registru jurnal de incasari si plati cu sumele incasate de PFA si cu platile efectuate de acesta pentru taxe si diverse achizitii de la furnizori.

Pentru veniturile incasate, PFA-urile vor emite facturi si eventual chitante de incasare, in cazul in care incasarea se face in numerar.

De asemenea, PFA-urile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, la incetarea activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Documentele financiar-contabile, precum si documentele justificative care stau la baza inregistrarii in evidenta contabila in partida simpla trebuie pastrate timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii anului fiscal in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Afiliat SRL

1. Conditii si documente necesare pentru infiintare

Pentru functionarea ca S.R.L., persoanele fondatoare au obligatia sa solicite inregistrarea societatii la Registrul Comertului, inainte de inceperea activitatii economice. Pentru inregistrare, persoana interesata va depune o cerere care trebuie sa fie insotita de urmatoarele documente:

• Dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii firmei,
• Dovada verificarii calitatii de asociat unic intr-o singura societate cu raspundere limitata sau dovada verificarii privind indeplinirea conditiei ca societatea cu raspundere limitata cu asociat unic sa nu fie asociat unic in alta societate cu raspundere limitata;
• Actul constitutiv al societatii,
• Documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, inregistrat la administratia financiara in circumscriptia careia se situeaza imobilul cu destinatie de sediu social,
• Certificatul emis de administratia financiara competenta care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatie de sediu social nu a fost inregistrat un alt document ce atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit,
• Declaratia pe propria raspundere in forma autentica privind respectarea conditiilor referitoare la sediul social, in cazul in care, din certificatul emis la pct. anterior rezulta ca sunt deja inregistrate la administratia financiara alte documente care atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil cu destinatie de sediu social,
• Dovada privind efectuarea varsamintelor aporturilor subscrise de asociati la capitalul social. In cazul in sunt si aporturi in natura (in bunuri), suplimentar se mai adauga si actele privind proprietatea pentru aceste aporturi; in cazul in care printre acestea se afla si imobile este nevoie si de certificatul constatator al sarcinilor de care bunurile imobile sunt grevate. In cazul unui SRL, capitalul social minim este de 200 lei,
• Declaratiile pe propria raspundere date de catre fondator si administrator din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestor calitati,
• Copii  de pe actele de identitate ale fondatorilor si administratorilor,
• Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii,
• Certificatele de cazier fiscal pentru asociatii sau reprezentantii legali ai societatii comerciale, care au domiciliul/resedinta/sediul in Romania,
• Declaratia-tip pe propria raspundere semnata de asociati sau de administratori din care sa rezulte ca  persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii pentru activitatile precizate in declaratia-tip,
• Daca este cazul, imputernicire speciala (in forma autentica) avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale,
• Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale (taxele de registru si tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a).

2. Costuri

Costurile de infiintare reprezentand taxe si alte tarife legale sunt cuprinse intre 650 si 700 lei. Pe langa aceste costuri va mai trebui depus si capitalul social care este de minimum 200 lei in cazul unui SRL. Dupa infiintarea societatii, acest capital social va putea fi folosit ulterior in activitatea companiei.

Daca toata documentatia este prezentata in forma prevazuta de lege, termenul de eliberare a certificatului de inregistrare este de 3 – 7 zile lucratoare, calculat de la data inregistrarii cererii.

3. Taxe si impozite

In functie de domeniul de activitate si de rata de profitabilitate a companiei, o societate comerciala poate opta pentru plata impozitului pe profit – care este de 16% aplicat la venituri minus cheltuieli deductibile – sau pentru plata impozitului pe veniturile microintreprinderilor – care este de 3% aplicat la veniturile realizate, indiferent de valoarea cheltuielilor efectuate.

Poate opta pentru plata impozitului pe venitul microintreprinderilor orice persoana juridica romana care indeplineste cumulativ urmatoarele conditii:

• realizeaza venituri, altele decat cele din consultanta, management ori alte activitati reglementate specific,
• are de la 1 pana la 9 salariati inclusiv; societatile nou infiintate au obligatia sa angajeze minimum o persoana in termen de 60 de zile de la infiintare,
• realizeaza venituri sub nivelul a 100.000 euro, echivalent in lei,
• capitalul social este detinut de persoane, altele decat statul si autoritatile locale ori de alte persoane juridice care au sub 250 de salariati.

Pe langa impozitul pe profit/pe venit datorat de societate, daca profitul acesteia se distribuie pe dividende (se repartizeaza asociatilor) se va mai plati si impozitul pe dividende care este de 16% aplicat la profitul efectiv distribuit.

Practic, doar dupa incheierea anului si distribuirea profitului pe dividende asociatii firmei pot folosi in interes personal sumele incasate prin S.R.L.

4. Declaratii de venit&contabilitate

Un S.R.L. are obligatia sa tina evidenta tuturor operatiunilor efectuate si sa organizeze evidenta contabila fie prin departament de contabilitate intern, fie prin incheierea de contracte de prestari servicii cu persoane fizice ori cu societati de expertiza contabila, sa depuna periodic declaratii si situatii financiare si sa achite catre buget toate taxele datorate.

Dupa cum va spuneam, toate datele si implicarea noastra pe acest subiect au rolul de va ajuta sa luati decizii cat mai bune pentru voi. Nu trebuie sa va speriati de toti pasii necesari, stim din proprie experienta ca nu e usor sa derulezi un business in Romania, dar, din fericire, sunt oameni cu expertiza care va pot ajuta la nivel de inregistrare si contabilitate. Prin urmare, Eugenia Ion de la Contexpert asteapta intrebarile voastre in urmatoarele trei zile, aici, in zona de comentarii.

Pentru colaborare si informatii detaliate, o puteti contacta pe adresa eugenia.ion@contexpert.ro.